El diagnóstico, paso a paso
Esta es la versión larga de lo que cuenta la portada. Si vas a pagar por un diagnóstico, mereces saber exactamente qué pasa cada semana, qué te voy a pedir y qué te queda en la mano al final.
El resultado no es una presentación. Es un documento tuyo, en una carpeta tuya, que puedes ejecutar conmigo, con tu equipo o con quien tú quieras.
Las seis fases
Arranque
Qué pasa: firmamos el acuerdo —confidencialidad en los dos sentidos, el documento final es tuyo— y acordamos el alcance y el objetivo principal. Y establecemos la línea base: los números de hoy. Si no tienes números, elegimos dos o tres que sí se puedan medir y empezamos a medirlos.
Qué te pido: un cuestionario de 30 a 45 minutos y los números que ya tengas a mano. Cuántos mensajes contestas al día, cuántas citas se te caen, cuánto tardas en cerrar una venta.
Qué queda: el acuerdo firmado y una página con el objetivo y la línea base. Contra eso se mide todo en la fase 6.
Auditoría de procesos
Qué pasa: entrevistas con quien hace el trabajo, no solo contigo. Dibujamos paso a paso los procesos donde se pierde más tiempo, vemos dónde viven tus datos hoy y qué herramientas usa el equipo de verdad, que casi nunca son todas las que pagas.
Qué te pido: una sesión de 60 a 90 minutos en Express, o dos o tres en Completa, con las personas que ejecutan. Y ejemplos reales con los datos personales tapados: una cotización, una factura, un mensaje típico de un cliente.
Qué queda: el mapa de tus procesos clave en imágenes que puedes imprimir y colgar, el inventario de lo que usas, y la nota de adopción: qué se usa, qué se paga sin usarse, y el archivo BPMN de cada proceso.
Uno de los mapas de tus procesos: cada paso, con qué se hace, cuánto dura y dónde se queda esperando. Ejemplo con datos de muestra.
Por qué el mapa va en BPMN
BPMN es la forma estándar de dibujar un proceso: quién hace cada paso, con qué, en qué orden y dónde se queda esperando. No es un invento mío ni el formato de un programa concreto.
- Es un estándar internacional, ISO/IEC 19510, publicado en 2013 y vigente. No lo define una empresa: lo mantiene un organismo abierto.
- El archivo es XML abierto. Se abre en cualquier herramienta que entienda BPMN, hoy y dentro de cinco años, conmigo o sin mí.
- Sirve si algún día buscas una certificación de calidad como ISO 9001, que exige tener los procesos escritos. El diagrama no te certifica, pero te ahorra empezar de cero.
- Y sirve para enseñar. Un empleado nuevo, un socio o quien te releve ve en una página cómo se trabaja, sin que se lo cuentes tres veces.
Te entrego los dos: el archivo BPMN y la imagen, para que uses el que te sirva.
Oportunidades
Qué pasa: cada punto de fricción se mira contra tres salidas, en este orden: ordenarlo sin tecnología, comprar algo que ya existe, o construirlo a medida. Para cada una calculo qué devuelve, cuánto cuesta y con qué se va a medir.
Qué te pido: casi nada. Una sesión corta para confirmar que entendí tu negocio como funciona de verdad.
Qué queda: la lista de oportunidades ordenada por esfuerzo y retorno, con el costo aproximado de cada una y su indicador. Lo que es estimación va marcado como estimación.
Vulnerabilidades
Qué pasa: qué se rompe si lo hacemos. Dónde quedarían los datos de tus clientes, quién tendría acceso, qué pasa si una automatización falla un martes a las tres de la tarde y nadie se da cuenta hasta el jueves. También salen aquí las alertas que conviene verificar antes de encender algo: grabación de llamadas, mensajes masivos, datos sensibles.
Qué te pido: quién tiene acceso hoy a qué. Y una respuesta incómoda que casi siempre es que sí: si alguna contraseña del negocio la sabe alguien que ya no trabaja contigo.
Qué queda: una revisión de riesgos por cada automatización propuesta, con lo que hay que resolver antes de encenderla y lo que hay que vigilar después.
Roadmap
Qué pasa: el orden. Qué se hace en las primeras semanas, qué en el primer trimestre, y qué se prueba primero como piloto pequeño antes de instalarlo completo. Cada piloto lleva su criterio de éxito escrito desde antes, para que no se discuta después si funcionó.
Qué te pido: una decisión tuya. Si quieres empezar por lo que más tiempo devuelve o por lo que menos riesgo tiene. Las dos son respuestas válidas y cambian el orden.
Qué queda: el roadmap por fases, con criterios de éxito, costo estimado y la capacitación que necesita tu equipo en cada una.
La entrega
Todo llega junto: el resumen ejecutivo de una página con los tres hallazgos principales, el documento completo, como una página web con todo dentro que puedes imprimir o guardar en PDF, los mapas en imágenes y en archivos BPMN, la lista de oportunidades y el roadmap. Y una reunión de 45 a 60 minutos donde te lo explico entero y decides qué sigue. La carpeta es tuya desde ese día.
Revisión a 30–60 días
Qué pasa: volvemos a medir contra la línea base de la fase 1. Qué se instaló, qué funcionó, qué no, y qué cambia en el roadmap con lo que aprendimos.
Qué te pido: los mismos números de la línea base, otra vez.
Qué queda: una nota corta de resultados. Esta fase se hace aunque ejecutes el roadmap por tu cuenta y no se cobra aparte.
Cómo decido, en las seis fases
No improviso el criterio en cada negocio. Estas cinco reglas van antes que mi opinión, y a veces van en contra de lo que me conviene vender:
- Medir antes de cambiar. Sin línea base no se puede demostrar que algo sirvió. Solo se puede opinar.
- Datos antes que IA. Si tu información no existe o está regada, el primer paso es ordenarla. La IA sobre datos sucios devuelve basura más rápido.
- Personas antes que herramientas. Una automatización que tu equipo no adopta vale cero, por buena que sea. Por eso la capacitación va en el roadmap y no como extra.
- Comprar antes que construir. Si un software que ya existe lo resuelve bien, te lo recomiendo aunque no me deje trabajo.
- Probar en pequeño. Lo importante se valida con un piloto y un criterio de éxito antes de instalarse completo.
Express o Completa
La modalidad cambia la profundidad. No cambia el orden de las fases ni lo que hay que cumplir para cerrar cada una.
- Express — de 1 a 5 personas, un oficio o un negocio muy pequeño. Uno o dos procesos clave, una sesión de entrevista, entrega en una semana, documento corto.
- Completa — varias áreas o un equipo más grande. Entrevistas múltiples, más procesos revisados, entrega en dos o tres semanas.
Lo que no es
- La revisión de la fase 4 es sobre tus datos y tus automatizaciones. No es una auditoría de ciberseguridad ni una prueba de penetración, y no la voy a presentar como tal.
- Lo legal que aparezca son alertas para que lo verifiques, no asesoría legal. Si hay datos de salud, biométricos, de pagos o de menores de edad, lo confirmas con un abogado o un especialista. Te digo cuándo.
- Nunca te pido contraseñas, ni por correo ni por mensaje.
- Si algo del roadmap supera lo que yo hago bien, te lo digo y te ayudo a buscar a quién subcontratarlo. Prefiero decírtelo en la semana uno que en el mes tres.
Lo que cuesta
Desde USD 500, según el tamaño del negocio y la modalidad. Te doy el número exacto en la llamada, antes de que te comprometas a nada. Se paga la mitad al firmar y la mitad al entregar.
Si después decides que yo implemente lo que salga del roadmap, la mitad de lo que pagaste se descuenta de la instalación del primer servicio. Tienes 60 días para decidirlo. No aplica a la membresía mensual ni a lo que pagues directo a un proveedor.